Mandatos de vacunación: 3 lecciones de la gripe para guiar el camino

Para las empresas que emplean a 100 o más personas, el mandato federal de la vacuna COVID-19 está en camino, y una certeza en un paisaje desconocido es que su aplicación complicará la vida de los propietarios, gerentes y empleados de los gimnasios.

Pero, como aprendí en 10 años de gestión de gimnasios dentro de un sistema de salud que obligaba a vacunar contra la gripe, hay medidas que se pueden tomar para facilitar la implementación, y ahora es el momento de empezar.

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Las consecuencias de este error son graves. Los propietarios de gimnasios se enfrentan a multas de 14.000 dólares por cada incidente de incumplimiento. No puede permitirse que los empleados se salten el mandato, pero tampoco quiere perder al personal descontento. Si no ha considerado la posibilidad de redactar una norma de empleo para las vacunas, tendrá que hacerlo en función de la postura que quiera adoptar frente a los empleados que se nieguen a seguir las directrices obligatorias. Tenga en cuenta que su negativa le expone a una multa por incumplimiento.

Afortunadamente, como descubrí por ensayo y error, seguir unas cuantas estrategias básicas puede marcar la diferencia a la hora de allanar el camino. Estas estrategias incluyen:

1. Elaboración de un plan

2. Comunicar el plan

3. Utilizar un sistema para gestionar el mandato

1. ¿Mandato o prueba? Haz un plan.

Los propietarios de los gimnasios tendrán que decidir pronto si permiten la realización de pruebas semanales de COVID-19 como alternativa a la vacunación. La opción de las pruebas podría mitigar el retroceso, pero hay que tener en cuenta que las pruebas y el seguimiento semanales añaden otro nivel potencial de costes y complejidad a la gestión de la situación.

Según la página de preguntas frecuentes de la Administración de Seguridad y Salud en el Trabajo (OSHA), las pruebas sin receta de una farmacia local pueden utilizarse para satisfacer los requisitos de las pruebas. Si se cumplen las normas, los gimnasios pueden comprar las pruebas y tenerlas en sus instalaciones para que el proceso sea menos pesado para los empleados. Esto podría contribuir a reducir las quejas de los empleados. (La norma, en su versión actual, no obliga a los empresarios a pagar las pruebas, pero establece que algunos sindicatos podrían exigirlo).

Su plan debe tener en cuenta la norma que exige que las empresas cubiertas den a los trabajadores tiempo libre remunerado para vacunarse y recuperarse de los efectos secundarios. Señalar esto en sus comunicaciones puede ayudar a recordar a los empleados que está haciendo todo lo posible para apoyarlos.

2. Comunique su plan de forma rápida, clara y directa.

En mi primera experiencia en la gestión de los mandatos de vacunación contra la gripe, la falta de un plan y los retrasos en la comunicación me costaron. Los empleados, frustrados y asustados, empezaron a renunciar, y ya era demasiado tarde para corregir el rumbo. Una vez que aprendí que era esencial abordar la situación con antelación, ser coherente y dar tiempo a los empleados para adaptarse, el proceso fue mejor para todos.

Basándome en mis encuentros, algunos empleados seguro que preguntan: "¿Qué pasa si no colaboro?". La respuesta es clara, y no es tu decisión: Te enfrentas a una multa de 14.000 dólares por cada incidente de incumplimiento. Su empresa no puede permitirse que ni un solo empleado se salte las normas.

Haz que los empleados acepten tu punto de vista, no pasa nada por hacer que las directrices sean las malas y haz hincapié en que estáis juntos en esto, mientras dejas claro que luchar contra el mandato es una situación en la que no se puede ganar. Cíñete a tu plan y comunícalo claramente desde el principio, haciendo hincapié en las formas en que estás trabajando para que sea manejable para todos.

3. Sepa que no puede gestionar manualmente los mandatos de vacunación.

Año tras año, pasé demasiado tiempo como gestor persiguiendo y recogiendo certificados de vacunación contra la gripe. Mi consejo es que utilices un software fiable para gestionar tu proceso y que elijas un software desarrollado específicamente para este mandato, no algo amañado para ello. Y debe ser un producto basado en la web, no algo que dependa de que sus empleados tengan que cargar una aplicación. Una aplicación podría dar lugar a importantes dolores de cabeza, incluida la posible desconfianza de los empleados a la hora de cargar una aplicación destinada a recopilar datos personales.

Esto no sólo ahorra tiempo y frustración, sino que necesitará una prueba clara de cumplimiento cuando la OSHA pase por allí para una visita, y no aceptarán una hoja de cálculo marcada con un sí o un no. Necesitará un programa informático que haga un seguimiento de las fechas de las dosis de vacunas, ya que el plazo para alcanzar el estado de "vacunación completa" varía según los distintos fabricantes de vacunas.

La mejor opción es un software con una función de captura de fotos que permita a sus empleados descargar fotos de su tarjeta de vacunas o de los resultados de las pruebas semanales, dependiendo del camino que elija. Estas descargas deben enviarse automáticamente al tablero de administración para sus registros. Si la OSHA se detiene en sus instalaciones, van a querer ver una de esas dos opciones para cada empleado para determinar su cumplimiento. Cualquier empleado sin una u otra en sus registros es un incidente de incumplimiento y puede resultar en una multa.

La perspectiva de gestionar esta compleja empresa será sin duda estresante para todos, pero con el mandato de la vacuna de la gripe descubrí que ser transparente, claro y coherente con mis empleados -y adelantarme a su frustración- hizo que la experiencia fuera mucho más manejable.

Al igual que con otras prácticas relacionadas con la pandemia que se han introducido en los últimos 20 meses, es posible que con el tiempo nos encontremos con que simplemente es parte del trabajo. También querremos esperar lo inesperado y estar preparados para cualquier cambio adicional en los mandatos.