Controle el flujo de caja de su club de salud

Si usted es como la mayoría de los gimnasios, tiene un proceso de facturación recurrente configurado para cargar automáticamente una cuenta bancaria o una tarjeta de crédito de forma regular. Esto ha sido un estándar de la industria durante décadas. La página web Manual de Negocios de Clubes de Salud de IHRSA dice que hasta el 90% de los gimnasios utilizan este modelo de negocio.

Mientras que los gimnasios llevan años procesando pagos automáticos recurrentes, muchos sectores de la era de Internet han adoptado recientemente un modelo similar en forma de servicios de suscripción. Una encuesta realizada por McKinsey & Company reveló que el 46% de los consumidores estadounidenses están suscritos a al menos un servicio de streaming y que el 15% de los compradores online se han suscrito a una o más suscripciones para recibir productos de forma recurrente, a menudo a través de cajas mensuales. Los gigantes tradicionales del comercio minorista, como Walmart y P&G, ofrecen cajas de suscripción y cada vez son más los que siguen su ejemplo.

Los consumidores actuales están acostumbrados a este modelo, a veces en detrimento suyo. La facilidad de las transacciones en línea a menudo lleva a los consumidores a no saber que han suscrito la refacturación automática. Una encuesta realizada por CreditCards.com reveló que millones de personas se inscriben en la facturación recurrente sin darse cuenta. Sin embargo, sorprendentemente, la encuesta también descubrió que "aproximadamente nueve millones de consumidores mantuvieron suscripciones en las que estaban inscritos sin saberlo, en lugar de cancelarlas". La mayoría de estos consumidores pertenecían al grupo demográfico Millennial.

Con las capacidades del software de gestión de clubes actual, los clubes han ampliado las opciones de facturación recurrente para una serie de servicios más allá de las cuotas de los socios. El pago de los paquetes de entrenamiento personal y de las clases de grupo X como cargos agrupados o gastos detallados es ahora una práctica común. A diferencia de los sistemas de procesamiento de pagos del pasado, el procesamiento digital actual es automático y eficiente, lo que permite ahorrar en costes administrativos y laborales. Y funciona... hasta que deja de hacerlo.

La automatización y la comodidad conllevan peligros ocultos para su flujo de caja general. Las comisiones de las tarjetas de crédito, las devoluciones y los errores de procesamiento cometidos en el backend pueden contribuir a reducir el flujo de ingresos. Con poco margen de error en el mercado hipercompetitivo de hoy en día, no se puede dejar ningún dinero sobre la mesa, o más exactamente, perdido en la nube digital.

Esta es una dolorosa lección que muchas empresas están descubriendo.

Reducir el "churn involuntario"

Si eres propietario de un club, pregúntate si conoces el porcentaje exacto de tus ingresos por facturación. ¿Capta el 100% de lo que factura? Probablemente no. ¿Capta el 90%? ¿O es menor que eso? Estás en desventaja si no sabes el porcentaje exacto. Porque es un dato a tener en cuenta. La facturación mensual es el alma de tu negocio. Necesitas saber lo que estás ingresando hasta el último centavo.

Otras industrias se enfrentan a los mismos problemas. Tal vez se haya dado cuenta de que los programas que antes se compraban en un disco o se descargaban están ahora disponibles únicamente como SaaS (Software as a Service), que se factura mensualmente. Programas de diseño como InDesign de Adobe y software de contabilidad como QuickBooks utilizan ahora este modelo.

Se estima que la "tasa de abandono" (cuando los clientes abandonan sus suscripciones) de los servicios SaaS es del 5 al 7%. Esto se considera un estándar aceptable para la industria del software. Para otros negocios, McKinsey descubrió que los servicios de suscripción de comercio electrónico sufren una tasa media de abandono del 40%, y los servicios de suscripción a kits de comida muestran las mayores pérdidas, del 60-70%.

Aquí es donde se pone interesante: Entre el 20 y el 40% de esta tasa global de bajas es una baja "involuntaria". ¿Qué es el abandono involuntario? La causa es que los consumidores no actualizan la información de pago, superan los límites de las tarjetas de crédito o las cuentas bancarias, o son el resultado de errores del servidor. El abandono involuntario puede ser costoso, no sólo en cuanto a la pérdida de ingresos, sino también en cuanto a la confianza de los clientes. Es un asesino silencioso para su cuenta de resultados.

Los sistemas de contabilidad automatizados intentan abordar la rotación involuntaria a través de correos electrónicos de "reclamación" o "pre-reclamación". Los correos electrónicos de reclamación son un término de cobro de deudas y alertan a los consumidores sobre problemas de pago, como la necesidad de actualizar las tarjetas de crédito que caducan (probablemente hayas recibido estos correos en el pasado).

Pregúntese cómo maneja su software de gestión del club estas cuestiones. Cuando sus ingresos disminuyen un mes por la reducción de ingresos, ¿le dicen sus informes por qué? ¿Perdiste socios, vendiste menos sesiones de entrenamiento o fue una baja involuntaria por fallos de pago o errores del servidor?

Si no lo sabes, es hora de que le hagas estas preguntas a tu proveedor de software para clubes. Porque si ellos no saben las respuestas, tienes un problema.

El conocimiento es poder, y protege su cuenta de resultados

Con los escasos márgenes de beneficio de hoy en día, necesita un software de gestión y contabilidad de clubes que le proporcione la formación y los conocimientos necesarios para maximizar cada oportunidad de facturación. Esta es una especialidad de Twin Oaks Software. Twin Oaks fue fundada por propietarios de gimnasios hace casi tres décadas. Entienden las complejidades de las operaciones financieras de la industria de los gimnasios de hoy en día. Aportan precisión y experiencia a los informes de facturación e ingresos que no le dejarán adivinar a dónde va el dinero.

Twin Oaks ofrece un apoyo y una formación superiores para ayudarle a comprender su situación financiera. Proporcionan gestión de devoluciones sin coste alguno, actualizadores de cuentas de tarjetas de crédito e informes de TEF fiables para garantizar que las bajas involuntarias no erosionen su flujo de ingresos. Además, sus servicios de correo electrónico, portales para socios, registros en línea y CRM integrado le ayudan a estar al tanto de los servicios para socios.

El software Twin Oaks es especialmente valioso para los propietarios de clubes que provienen del mundo del fitness y necesitan orientación para entender los informes financieros y las minucias de los procesos de facturación automatizados de hoy en día. Si el dinero se pierde, Twin Oaks lo encontrará y le alertará antes de que amenace su negocio.

Para obtener más información sobre cómo Twin Oaks puede ayudarle a crear y proteger su flujo de ingresos, visite su sitio web o llámeles al 866-278-6750.