Cómo encontrar el proveedor de software de gestión de clubes adecuado

Hay una serie de razones por las que los clubes pueden plantearse cambiar de paquete de software. A menudo, las empresas pueden superar la capacidad de un sistema para escalar a medida que crecen. Otras razones comunes son, entre otras, una interfaz de usuario difícil de usar, demasiadas funciones complejas, falta de automatización o de funciones, falta de disponibilidad de integración de software de socios o de aplicaciones de marca, o una asistencia deficiente del proveedor.

"Las dos razones que escucho con más frecuencia para el cambio son clientes que buscan un mayor nivel de servicio o un socio que comparta su visión a largo plazo", dice Nick Hahn, vicepresidente de producto de Club OS y ASF Payment Solutions. "Es importante que la plataforma que dirige su negocio esté respaldada por un socio que comparta sus objetivos".

Para Jarrod Saracco, director de operaciones de World Gym International, que gestiona 200 franquicias en seis continentes, el cambio a Club OS y al software ASF fue principalmente una cuestión de tiempo y oportunidad.

"Los cierres por pandemia nos brindaron la oportunidad de examinar internamente todas las facetas de nuestra organización, de arriba abajo. Eso incluía analizar todo y ver dónde podíamos hacer ajustes o mejoras", explica. "Me he centrado especialmente en ayudar a los propietarios y franquiciados de nuestros gimnasios no sólo a recuperarse tras la pandemia, sino a prosperar en el futuro. Sólo tenemos éxito si ellos tienen éxito. Para lograrlo, había que explorar todo, incluida nuestra pila tecnológica. No voy a decir que tuviéramos problemas particulares con nuestra solución existente; simplemente determinamos que necesitábamos un cambio para estimular el crecimiento, así que eso es lo que hicimos".

Satisfacer las necesidades clave

En cuanto a la funcionalidad y otras necesidades críticas, la lista de Saracco no era tan extensa.

"Queríamos una plataforma que fuera sencilla y fácil de usar en primera línea, especialmente para los trabajadores más jóvenes que vemos llegar", dice. "También necesitábamos informes en profundidad, personalización para nuestras necesidades específicas y un soporte dedicado".

Este último requisito, dice Hahn, "era muy importante para nosotros. Queríamos de verdad un socio en esta empresa".

En este sentido, la comunicación y la cooperación eran las piedras angulares de cualquier acuerdo al que llegara World Gym. Saracco esperaba poder levantar el teléfono, hablar con un representante dedicado y obtener las respuestas y el apoyo que necesitaba en tiempo real. La capacidad de personalizar los sistemas en función de las necesidades únicas del franquiciador y de escalar rápidamente con su crecimiento era también un requisito fundamental.

"Tenemos grandes planes", afirma Saracco, "y cualquier socio con el que me alineara tenía que entender que nos movemos a velocidad de vértigo, y más vale que sea capaz de seguir ese ritmo".

Por último, World Gym quería desarrollar un acuerdo que creara responsabilidad para ambas partes. Eso significaba unas expectativas claramente definidas, una comunicación eficaz y la voluntad de trabajar juntos para arreglar los "baches y magulladuras" que conlleva una nueva relación y un gran cambio de software. Además, dice, es importante hacer negocios con gente con la que te sientas cómodo.

Otras consideraciones

Cualquier cambio de software implica pensar a fondo en sus necesidades y en el impacto que el cambio tendrá en su organización.

"Haga sus deberes", aconseja Saracco. "Para ser completamente honesto y transparente, no existe un sistema de software o una empresa que sirva para todo. Todo el mundo tiene necesidades y requisitos únicos, y eso está bien. Hay montones de opciones, y cada empresa tiene sus puntos fuertes y áreas que pueden necesitar mejoras o que pueden no ajustarse exactamente a sus necesidades".

A fin de cuentas, hay que tomar buenas decisiones empresariales basadas en hechos reales -no en rumores de la competencia- y tener en cuenta la relación que se establece con ellos durante el proceso. Sigue siendo un negocio de personas, así que ¿qué es lo que tiene más sentido desde el punto de vista empresarial para usted, su personal y, en última instancia, sus usuarios finales? En este caso, el equipo de Club OS/ASF y el mío parecían trabajar muy bien juntos, y eso contribuye en gran medida a generar confianza".

"Es importante entender realmente tus propias necesidades, como cuando compras una casa", dice Hahn. "¿Cuáles son tus cosas no negociables? ¿De qué cosas puedes prescindir? Pero más allá de las características, busca a alguien con quien puedas asociarte; alguien que, como dice Jarrod, te escuche y responda.

Si no sabes qué preguntar, habla con tus colegas del sector para obtener comentarios y apoyo. Haga muchas preguntas. ¿Cómo se utilizan sus datos? ¿Es una plataforma tecnológica y de datos de compensación Payfac? ¿Se integra con otro software o es un ecosistema cerrado, lo que puede limitar lo que sus clientes pueden hacer? ¿Ofrece los informes que usted necesita?

¿Por qué el Club OS/ASF?

El sistema Club OS/ASF se basa en una potente plataforma de análisis que ha ido evolucionando desde su lanzamiento inicial a principios de 2020. Ha sido especialmente atractivo para los operadores más grandes, ya que su función de integración de múltiples ubicaciones ofrece la capacidad de desglosar e informar desde los resúmenes ejecutivos de alto nivel hasta las cifras de rendimiento regionales, de ubicaciones específicas e incluso de empleados individuales.

"Funciones como la de seguimiento de los entrenamientos personales han ayudado a nuestros operadores de PT pesados a seguir aumentando sus ingresos por socio", añade Hahn. "Y el hecho de tener una funcionalidad de inscripción y programación en línea totalmente integrada ayuda a nuestros operadores más pequeños a ahorrar tiempo. Sus sitios web pueden ofrecer fácilmente esta funcionalidad sin necesidad de proveedores adicionales, desarrollo personalizado o actualización manual de los horarios en múltiples sistemas."

Además de estas funciones, la plataforma Club OS/ASF cuenta con análisis automatizados y fáciles de usar; seguimiento del entrenamiento personal, que ayuda a aumentar los ingresos de los TP; integración de software que permite a los clientes trabajar con otros socios; segmentación de la audiencia que permite a los clubes personalizar y automatizar los mensajes y las ofertas; incorporación de la inscripción y la programación en línea para ahorrar la comunicación de ida y vuelta entre los clientes potenciales y el equipo de ventas; y una solución de gestión de puntos de venta e inventario con una navegación fácil de usar para que los operadores puedan ahorrar tiempo en la comprobación de las compras de los socios desde cualquier dispositivo y, al mismo tiempo, en el seguimiento del inventario, todo ello con el toque de un dedo.

Muchas de las conversaciones que mantenemos con los clientes que desean cambiar de proveedor de software de gestión de clubes comienzan con una pregunta: "¿Cómo podemos trabajar de forma más eficiente y ofrecer a nuestros socios una mejor experiencia? dice Hahn. "Nuestra respuesta es que cuando integras Club OS con ASF, puedes optimizar el compromiso de las ventas, automatizar tu marketing y, lo más importante, empezar a recopilar datos importantes sobre tus clientes potenciales y socios para que puedas impulsar los ingresos con las promociones que les importan y resuenan."

Más información sobre las soluciones de pago de ASF análisis o solicite una demostración gratuita. Para obtener más información sobre la plataforma Club OS/ASF en acción, consulte este seminario webque documenta los primeros 365 días de Saracco en World Gym.